Rechtliche Informationen

Datenschutzrichtlinie und Datenschutzordnung

Unternehmen: G&K SiteSolutions GbR Gesellschafter: Vanessa Giese und Christian-Dominik Klassen Anschrift: Parkstraße 24, 32469 Petershagen Telefon: 0178 8320457 / 0179 7049584 E-Mail: office@gk-sitesolutions.de Internet: www.gk-sitesolutions.de Gültig ab: November 2026

1. Allgemeine Grundsätze des Datenschutzes

Der Schutz personenbezogener Daten unserer Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Geschäftspartner und sonstigen Kontaktpersonen hat für unser Unternehmen einen hohen Stellenwert.

Wir verpflichten uns, personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), zu erheben, zu verarbeiten und zu speichern.

Personenbezogene Daten werden vertraulich behandelt und nur verarbeitet, soweit dies für die Durchführung unserer betrieblichen Tätigkeiten erforderlich ist oder eine entsprechende gesetzliche Grundlage besteht.

Unsere Mitarbeiter und beauftragten Personen sind verpflichtet, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten und vertrauliche Informationen vor dem Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

G&K SiteSolutions GbR Vanessa Giese und Christian-Dominik Klassen Parkstraße 24, 32469 Petershagen 0178 8320457 / 0179 7049584 office@gk-sitesolutions.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist, sofern gesetzlich erforderlich, gesondert zu benennen.

3. Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich für die Durchführung und Organisation unserer geschäftlichen Tätigkeiten.

Hierzu gehören insbesondere:

• Bearbeitung von Kundenanfragen und Angebotserstellung.
• Planung und Durchführung von Kranarbeiten.
• Vermietung von Kranen, Arbeitsbühnen und Hebezeugen.
• Durchführung von Hebe-, Montage- und Transportarbeiten.
• Baustellenplanung und Einsatzkoordination.
• Kommunikation mit Bauleitern, Architekten, Auftraggebern und Subunternehmern.
• Erstellung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen.
• Dokumentation von Baustelleneinsätzen.
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
• Personalverwaltung und Lohnabrechnung.
• Bearbeitung von Reklamationen und Schadensfällen.

4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Je nach Geschäftsbeziehung können folgende Daten erhoben und verarbeitet werden:

Kunden und Geschäftspartner

• Vor- und Nachname
• Firmenname und Ansprechpartner
• Anschrift und Baustellenadresse
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Angebots-, Auftrags- und Rechnungsdaten
• Zahlungsinformationen
• Kommunikationsverläufe

Baustellen und Kraneinsätze

• Ansprechpartner auf der Baustelle
• Einsatzort und Baustellenadresse
• Angaben zur Einsatzplanung
• Zufahrts- und Aufstellinformationen
• Einsatzzeiten und Leistungsnachweise
• Baustellendokumentationen und Fotos
• Informationen zu Schäden, Unfällen oder besonderen Vorkommnissen

Mitarbeiter

• Personalien und Kontaktdaten
• Beschäftigungs- und Vertragsdaten
• Qualifikations- und Befähigungsnachweise
• Führerscheine und erforderliche Fahrerlaubnisse
• Schulungs- und Unterweisungsnachweise
• Arbeitszeiten und Einsatzpläne
• Abrechnungs- und Lohndaten

Besonders geschützte personenbezogene Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten, werden nur verarbeitet, wenn hierfür eine entsprechende gesetzliche Grundlage besteht und dies erforderlich ist.

5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

Insbesondere kommen folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen unseres Unternehmens.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der betroffenen Person.

Bei Beschäftigtendaten werden außerdem die einschlägigen Vorschriften des § 26 BDSG berücksichtigt.

6. Weitergabe personenbezogener Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Durchführung unserer geschäftlichen Tätigkeiten erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister.
• Banken und Zahlungsdienstleister.
• Versicherungen.
• Behörden und öffentliche Stellen.
• Rechtsanwälte und Gerichte.
• IT- und Softwaredienstleister.
• Auftraggeber und Geschäftspartner, soweit dies zur Auftragsdurchführung erforderlich ist.
• Subunternehmer und beauftragte Dienstleister.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken an unbeteiligte Dritte findet ohne entsprechende Rechtsgrundlage nicht statt.

7. Baustellenfotos und Einsatzdokumentationen

Im Rahmen unserer Kran- und Hebearbeiten können Fotos und Dokumentationen von Baustellen, Kranaufstellungen, Hebevorgängen und ausgeführten Arbeiten erstellt werden.

Diese dienen insbesondere:

• Der Dokumentation der ausgeführten Leistungen.
• Der Nachweisführung gegenüber Auftraggebern.
• Der internen Einsatzplanung.
• Der Dokumentation von Schäden und besonderen Vorkommnissen.
• Der Qualitätssicherung.
• Der Beweissicherung bei Streitigkeiten oder Schadensfällen.

Dabei achten wir darauf, möglichst keine unbeteiligten Personen oder nicht erforderlichen personenbezogenen Informationen aufzunehmen.

Die Veröffentlichung von Fotos mit erkennbaren Personen, Kennzeichen oder sonstigen personenbezogenen Informationen zu Werbezwecken erfolgt nur mit entsprechender Rechtsgrundlage.

8. Datenübermittlung an Dritte und externe Dienstleister

Wir können externe Dienstleister einsetzen, beispielsweise für:

• Buchhaltung und Lohnabrechnung.
• Cloud- und Datenspeicherung.
• E-Mail-Kommunikation.
• Telefonie und Mobilfunk.
• Auftragsverwaltung und Disposition.
• Wartung und Betreuung unserer IT-Systeme.

Soweit erforderlich, werden mit diesen Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

9. Speicherung und Löschung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks bzw. Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern keine anderen gesetzlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht, werden berücksichtigt.

10. Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Unser Unternehmen trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und unzulässiger Weitergabe zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• Passwortgeschützte Computer und Mobiltelefone.
• Zugriffsbeschränkungen für Mitarbeiter.
• Regelmäßige Aktualisierung eingesetzter Software.
• Virenschutz und Firewall.
• Geschützte Datensicherungen.
• Sichere Aufbewahrung von Personal- und Geschäftsunterlagen.
• Vertrauliche Behandlung von Kunden- und Auftragsinformationen.
• Verpflichtung der Mitarbeiter auf die Einhaltung des Datenschutzes.
• Sichere Löschung und Vernichtung nicht mehr benötigter Unterlagen.

11. Datenschutz bei Mitarbeitern

Mitarbeiter dürfen personenbezogene Daten von Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen ausschließlich im Rahmen ihrer betrieblichen Aufgaben verarbeiten.

Es ist insbesondere untersagt:

• Kundendaten ohne dienstlichen Anlass weiterzugeben.
• Baustellenfotos unbefugt zu veröffentlichen.
• Auftragsunterlagen an unberechtigte Personen zu versenden.
• Zugangsdaten an andere Personen weiterzugeben.
• Geschäftliche Informationen auf privaten Geräten ungeschützt zu speichern.
• Personenbezogene Daten ohne betriebliche Notwendigkeit über private Messenger zu verbreiten.

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, Datenschutzverstöße oder den Verlust von Geräten und Unterlagen unverzüglich der Geschäftsleitung zu melden.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO.
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO.
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO.
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO.
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
• Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen zum Datenschutz können jederzeit an die oben genannte verantwortliche Stelle gerichtet werden.

13. Datenschutzverletzungen

Sollte es zu einem Verlust, einer unberechtigten Offenlegung oder einem sonstigen Datenschutzvorfall kommen, wird dieser unverzüglich intern gemeldet und geprüft.

Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, erfolgt eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde innerhalb der gesetzlichen Frist von 72 Stunden nach Bekanntwerden.

Betroffene Personen werden informiert, wenn dies nach Art. 34 DSGVO erforderlich ist.

14. Sonderregelung: Nutzung von WhatsApp im Unternehmen

14.1 Zweck der WhatsApp-Nutzung

Unser Unternehmen kann WhatsApp bzw. WhatsApp Business zur geschäftlichen Kommunikation mit Kunden, Auftraggebern, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern einsetzen.

Die Nutzung dient ausschließlich der Erleichterung und Beschleunigung der betrieblichen Kommunikation.

Typische Anwendungsbereiche sind:

• Terminabsprachen und Einsatzkoordination.
• Rückfragen zu Kran- und Hebearbeiten.
• Abstimmung von Baustellenzufahrten und Einsatzorten.
• Übermittlung allgemeiner Baustelleninformationen.
• Kommunikation mit Ansprechpartnern auf Baustellen.
• Versand von allgemeinen Informationen zu Angeboten und Aufträgen.
• Übermittlung von Fotos zur Dokumentation von Baustellensituationen, soweit erforderlich und zulässig.

14.2 Welche Daten können über WhatsApp verarbeitet werden?

Im Rahmen der Kommunikation können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Telefonnummer.
• WhatsApp-Profilname.
• Nachrichten und Gesprächsinhalte.
• Bilder und Dokumente.
• Baustellenadressen und Standortinformationen.
• Termin- und Einsatzinformationen.
• Auftragsbezogene Angaben.
• Zeitpunkte der Kommunikation.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen des jeweiligen Kommunikationszwecks und auf einer hierfür geeigneten Rechtsgrundlage.

14.3 Anbieter und Datenübermittlung

Der Dienst WhatsApp wird für die Europäische Region von WhatsApp Ireland Limited bereitgestellt.

Bei der Nutzung können personenbezogene Daten durch WhatsApp bzw. verbundene Dienstleister verarbeitet werden. Dabei können auch Metadaten und technische Informationen anfallen.

Die Nachrichteninhalte sind bei entsprechend geschützten WhatsApp-Kommunikationen grundsätzlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sämtliche bei der Nutzung anfallenden Daten automatisch vollständig verschlüsselt oder ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet werden.

Eine mögliche Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt nur unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.

14.4 Freiwilligkeit der WhatsApp-Kommunikation

Die Kommunikation über WhatsApp ist freiwillig.

Kunden und Geschäftspartner können jederzeit auf andere Kommunikationswege zurückgreifen, beispielsweise:

• Telefon.
• E-Mail.
• Persönliche Kontaktaufnahme.
• Schriftliche Kommunikation.

Aus der Nichtnutzung von WhatsApp entstehen keine Nachteile.

Eine Einwilligung in die WhatsApp -Kommunikation kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

14.5 Umgang mit Fotos und Dokumenten über WhatsApp

Über WhatsApp dürfen ausschließlich Informationen übermittelt werden, die für die jeweilige geschäftliche Kommunikation erforderlich sind.

Besonders zu beachten ist:

• Keine unnötige Übermittlung personenbezogener Daten.
• Keine Übermittlung von Gesundheitsdaten oder sensiblen Personalunterlagen.
• Keine unberechtigte Weitergabe von Ausweiskopien oder Führerscheinen.
• Keine Übermittlung vertraulicher Unterlagen an falsche Empfänger.
• Baustellenfotos nur unter Beachtung der Rechte abgebildeter Personen.
• Keine Weiterleitung von Kundeninformationen an unbeteiligte Dritte.

Für besonders vertrauliche Unterlagen sind geeignete alternative Übermittlungswege zu verwenden.

14.6 Interne Nutzung durch Mitarbeiter

Die geschäftliche Kommunikation über WhatsApp durch Mitarbeiter ist nur im Rahmen der betrieblichen Vorgaben zulässig.

Soweit WhatsApp betrieblich eingesetzt wird, sind folgende Regeln einzuhalten:

• Geschäftliche Kommunikation erfolgt ausschließlich über freigegebene dienstliche Geräte und Konten.
• Private und geschäftliche Kontakte sind strikt zu trennen.
• Eine automatische Übertragung des gesamten privaten Telefonadressbuchs an WhatsApp ist zu vermeiden.
• Zugriffe auf Mobiltelefone sind durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu schützen.
• Chatverläufe und Anhänge dürfen nicht unkontrolliert auf private Cloud-Dienste übertragen werden.
• Geschäftliche Nachrichten und Dokumente sind bei Bedarf in den dafür vorgesehenen betrieblichen Systemen zu dokumentieren.
• Bei Verlust eines Dienstgerätes ist unverzüglich die Geschäftsleitung zu informieren.

WhatsApp darf nicht als alleiniger Speicherort für Aufträge, Einsatznachweise oder geschäftlich relevante Unterlagen verwendet werden.

14.7 Keine Übermittlung besonders vertraulicher Informationen

Über WhatsApp dürfen insbesondere keine folgenden Informationen übermittelt werden, sofern hierfür nicht ausnahmsweise eine gesondert geprüfte Rechtsgrundlage und ein geeignetes Sicherheitskonzept vorliegen:

• Gesundheitsdaten von Mitarbeitern.
• Krankmeldungen und ärztliche Bescheinigungen.
• Personalakten und Gehaltsabrechnungen.
• Zugangsdaten und Passwörter.
• Vertrauliche Vertrags- und Finanzunterlagen.
• Umfangreiche personenbezogene Unterlagen von Kunden oder Mitarbeitern.

14.8 Speicherung und Löschung von WhatsApp -Nachrichten

WhatsApp-Nachrichten werden nicht länger gespeichert, als dies für den jeweiligen Kommunikationszweck erforderlich ist.

Geschäftlich relevante Informationen, die für die Auftragsabwicklung, Dokumentation oder gesetzliche Nachweise benötigt werden, werden in die dafür vorgesehenen betrieblichen Systeme übernommen und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespe ichert.

Nicht mehr erforderliche Nachrichten und Anhänge werden im Rahmen der betrieblichen und technischen Möglichkeiten gelöscht.

14.9 Widerspruch und alternative Kontaktmöglichkeiten

Kunden und Geschäftspartner können jederzeit mitteilen, dass sie keine weitere Kommunikation über WhatsApp wünschen.

In diesem Fall erfolgt die weitere Kommunikation über einen anderen geeigneten Kommunikationsweg.

Ein Widerruf oder Widerspruch ist über die oben genannten Kontaktmöglichkeiten des Unternehmens möglich.

15. Inkrafttreten und Aktualisierung

Diese Datenschutzrichtlinie tritt am 01.11.2026 in Kraft.

Sie wird regelmäßig überprüft und bei Änderungen der gesetzlichen Vorgaben, der betrieblichen Abläufe oder der eingesetzten technischen Systeme angepasst.

Die Geschäftsleitung ist für die Umsetzung und Einhaltung dieser Datenschutzrichtlinie verantwortlich.